AI導入の進め方｜中小企業が1業務を4週間で回すまでの手順

AI導入は、道具を選ぶところから始めるとうまく進みません。業務を1つ選び、今の数字を測り、指示文と確認表を作り、担当の方だけで回してみて、最後に同じ基準で測り直す。この順番で進めると、4週間で「1つの業務がAIを使って回っている」状態を目指せます。

この記事は、テマヘリAI（株式会社KMピュール）が導入支援で使っている進め方を、社内だけで進める場合にも使える形で書いたものです。

始める前に決める3つ

最初の打ち合わせで決めるのは、業務、数字、担当者の3つです。ここが決まらないまま始めると、途中で「何のためにやっているのか」が分からなくなります。

業務は1つに絞ります。口コミへの返信、月次の売上の報告、新人向けの手順書づくりのように、毎週か毎月くり返していて、やり方がだいたい決まっているものが向いています。

数字は、その業務にかかっている時間から測るのが簡単です。1件あたり何分かかるか、月に何件あるかを、2週間ほど記録します。測り方はAI導入の効果の測り方にまとめました。

担当者は1名決めます。最後に一人で回せるようになる人なので、その業務をふだんやっている方が適任です。

1週目はAIをほとんど使いません。やることは資料の整理です。

AIに文章を作らせるとき、もとになる資料が古かったり、人によって言うことが違ったりすると、出てくる文も当てになりません。そこで、会社として「これが正しい」と認めた資料を1か所に集めます。営業時間、料金表、返信で書いてはいけないこと、といったものです。

同時に、AIに入れてよい情報を分けておきます。

分け方	例	扱い
公開している情報	営業時間、メニュー、ホームページの文	入れてよい
社内の資料	手順書、売上の集計	入れる範囲を決めてから使う
個人情報、給与など	顧客名簿、従業員の給与	原則として入れない。使う場合は、利用目的と、AIの学習に使われない設定かを確かめてから

2週目に作るものは3つあります。AIへの頼み方を書いた指示文、毎回同じ形で情報を渡すための入力ひな形、AIが作ったものを人が確かめるための確認表です。

作ったら、過去の実例で試します。このとき、実例を「指示文を直すために使うもの」と「できばえを確かめるために使うもの」に分けておくと、甘い採点になりません。確かめる側には、情報が足りない例や、めったにない例も混ぜます。

合格の目安は次のとおりです。

通らなければ、指示文か、もとの資料か、確認する所を直して、もう一度試します。担当の方との1回目の実習も、この週に行います。

3週目は、作った人が手を出さず、担当の方だけで実際の業務を回します。うまくいかない所は出てくるものなので、その場で直さずに記録しておきます。

そのまま使える記録の表です。

日付｜やった業務｜困ったこと｜そのときどうしたか｜直す所（指示文／資料／確認表）
（記入例・架空）11/18｜口コミ返信3件｜定休日の変更が反映されていない｜手で直した｜資料

週の終わりに、記録を見ながら指示文や資料を直します。直す所が「資料」に偏っていれば、1週目の整理が足りなかったということです。

最後の週は、2回目の実習で、担当の方が最初から最後まで一人でできるかを見ます。横から口を出さずに見ているのが大事です。

そのあと、1週目と同じ測り方で数字を測ります。時間が減ったか、誤りは出ていないか、かえって手間が増えた所はないか。良くなかった点も書いて、続けるか、直すか、やめるかを決めます。

役割	やること
経営者	業務と数字を決める。外に出す前の承認のルールを決める。4週目の結果を見て、続けるかを判断する
担当者（1名）	資料を出す。2週間、作業時間を記録する。実習に2回出る（各60〜90分）。3週目に一人で回す
外の支援者（頼む場合）	資料の整理、指示文・ひな形・確認表づくり、実習、測定の報告、引き継ぎ

よくあるのは、欲が出て業務を2つ3つ同時に始めてしまうことです。資料の整理も実習もその分だけ増え、どれも中途半端で終わります。

数字を測らずに始めるのも、後で困ります。「楽になった気がする」としか言えず、続ける理由も、やめる理由も説明できません。

もう1つは、AIが作った文や数字を、確かめずに外へ出してしまうことです。公開や送信の前に人が承認する、という決まりは最初に作っておきます。計算は表計算の式に任せ、AIには説明の文だけを書かせると、数字の間違いが減ります。

テマヘリAI（株式会社KMピュール）は、鹿児島の中小企業向けに、この記事の進め方で1つの業務からAIを入れるお手伝いをしています。

4週間の中身と料金はサービス紹介に載せています。相談はお問い合わせからどうぞ。相談先の選び方は鹿児島でAI導入を相談するならに書きました。

この記事は、AIで下書きを作り、公式の情報と自社の資料に照らして内容を点検したうえで公開しています。（確認日：2026-11-11）